Dans le secteur de la formation, les feuilles de présence numériques ont pour but d’enregistrer et de valider la présence des stagiaires, le tout à distance ! 

Directement à partir de votre PC, vous allez ainsi pouvoir leur envoyer un lien de signature électronique afin de les collecter directement depuis chez vous, à l’aide d’un rapport d’émargement en ligne. 

Faisons le point avant de nous intéresser aux meilleurs logiciels pour vos feuilles de présence numériques.

Qu’est-ce qu’une feuille de présence numérique pour formation ? 

Une feuille de présence numérique pour formation (également appelée feuille de présence à distance / dématérialisée) prend la forme d’un document administratif permettant de suivre au compte goutte l’inscription de vos participants à vos sessions de formation en ligne. Que votre formation se déroule via une plateforme de e-learning ou par visioconférence (Zoom etc.), il vous faut en effet obligatoirement émarger votre feuille de présence (dans certains cas, ne pas le faire vous expose à des accusations de fraude).

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Feuille d’émargement : feuille sur laquelle on appose sa signature pour indiquer notre bonne participation à la formation sélectionnée. 

Vous exercez simplement en présentiel, et vous ne vous sentez donc pas concerné ? détrompez vous ! Car grâce à une feuille de présence numérique, vous allez également pouvoir limiter l’utilisation du papier lors de vos formations (et donc s’inscrire dans la logique de la politique RSE). En effet, grâce à la solution des feuilles d’émargement numériques, plus besoin d’imprimer des documents papier : il vous sera possible de faire signer vos apprenants directement sur une tablette, ou via un simple lien de signature numérique envoyé par mail (nous revenons dessus plus bas)

De ce double apport – formation à distance et en présentiel – la feuille de présence numérique peut avoir plusieurs utilisations, selon le contexte : 

  • Formation en groupe 
  • Formation courte individuelle
  • Formation longue individuelle
  • Coaching 
  • etc.
feuille presence numerique

Chaque contexte induit ses propres exigences, il convient donc de bien identifier ses besoins avant de sélectionner son logiciel de feuille de présence numériques

La question de la signature électronique : le volet juridique

Qui dit feuille numérique induit signature nuémrique ! Dans un second temps, il faut donc savoir que Le règlement européen 910/2014 dit eIDAS fixe et uniformise le procédé en reprenant  les trois niveaux de signature électronique de la Directive 1999/93/CE (précédent texte européen ciblant la signature électronique). Ce règlement a été adopté par la Commission afin de développer le marché numérique européen unique et global, et ainsi accélérer la reconnaissance d’équivalences entre les différents Etats membres. La distinction entre ces 3 niveaux se fait de cette manière : 

  • La signature électronique simple : Elle représente le procédé standard, le plus utilisé. Elle propose notamment une meilleure facilité de mise en place. Elle fait référence au premier niveau de sécurité et ne permet donc pas d’identifier le signataire de manière univoque. Elle est principalement utilisée pour signer des documents comme les contrats d’adhésion, les états des lieux ou les devis.
  • La signature électronique avancée : Elle doit respecter plusieurs critères. Premièrement, elle doit identifier le signataire de manière unique et claire. Dans ce sens, l’identification du signataire doit être permise de manière formelle. Elle doit aussi être créée par des solutions spécifiques (téléphone, ordinateur etc.) sous le contrôle exclusif du signataire. Enfin, la signature électronique avancée doit garantir que l’acte auquel elle s’attache ne pourra pas être modifié. 
  • La signature électronique qualifiée : Son équivalent juridique correspond à une signature manuscrite vis à vis de tous les Etats Membres de l’UE (à l’inverse des deux autres alternatives). Cependant, elle s’avère très contraignante. En effet, la signature doit être faite à partir d’un dispositif de création de signature électronique qualifié. De plus, le signataire doit disposer d’un certificat qualifié de signature électronique (délivré par une autorité de certification contrôlée par l’ANSSI en France). Parallèlement, le signataire se voit remettre une clé cryptographique nécessaire à la signature.

Quels sont les avantages des feuilles de présence numérique ?

Et pour identifier vos besoins pour vos formations, la meilleure solution reste de dresser la liste des avantages que procurent les feuilles de présence dématérialisées. À partir de cette liste, vous allez ainsi pouvoir, en fonction des utilisations permises, sélectionner la solution qui répond à vos exigences ! 

Les conditions de base 

Les propositions affluent à mesure que l’intérêt pour cette solution grandit. Si de plus en plus de professionnels de la formation ont aujourd’hui recours aux feuilles de présence numériques, les offres de logiciels sont aussi légion. Ainsi, nous vous conseillons dans un premier temps d’identifier chaque point de chaque proposition, et surtout, ne tombez pas dan le piège des avis : même une offre médiocre (voire frauduleuse) peut bénéficier d’avis positifs sur la toile, il s’agit donc d’être vigilant. 

Et si à la suite de cette section, nous mettrons à votre disposition la liste des meilleurs logiciels pour feuille de présence numériques, voici d’ores et déjà les conditions qu’un logiciel digne de ce nom doit respecter : 

  • Horodatage es signatures
  • Certificat RGS permettant d’homologuer les documents générés 
  • Identification des stagiaires
  • Conservation des documents durant toute la période légale
  • Module dédié aux dossiers de preuve 

Modernité, impact économique et écologique 

Si l’on dépasse maintenant le spectre des fonctionnalités, l’utilisation de feuilles de présence numériques peut également être un moyen d’attirer de nouveaux prospects, tout en rentabilisant leur utilisation, et ce de manière écologique. 

  • Moderniser ses formations : en numérisant l’émargement, un organisme de formation va pouvoir s’inscrire dans la grande transformation digitale que l’ensemble des acteurs économiques traversent. De cette manière, vous allez donc à la fois pouvoir améliorer considérablement votre image de marque auprès des apprenants, mais aussi attirer de nouveaux types de prospects, par exemple, ceux utilisant la nouvelle application CPF MonCompteFormation
  • Source d’économies : Si la suppression des cartouches d’encre et des kilos de feuilles papier apparait naturellement comme la première source d’économie, les feuilles de présence numériques vont également permettre d’optimiser drastiquement votre gestion administrative, jusqu’alors réalisée manuellement. 
  • Approche écologique : comme indiqué dans le précédent paragraphe, stopper l’impression de feuilles papier rentre dans le cadre des nouvelles exigences gouvernementales liées à la Responsabilité Sociétale des Entreprises. À travers ce prisme, vous allez donc aussi pouvoir améliorer encore un peu plus votre image de marque, et donc votre nombre de prospects. 
feuille presence numerique

Optimisation et simplification des processus 

Au coeur des préoccupations des organismes de formation et des formateurs indépendants, la gestion des processus administratifs va finalement être largement simplifiée. 

Ici, plus besoin d’imprimer des feuilles de présence, de les restituer, de les récupérer pour ensuite les ressaisir en fonction des participants afin d’éventuellement pouvoir délivrer des attestations etc. 

Ce tunnel sans fin disparait de facto grâce aux feuilles de présence numériques : Toutes les sessions de formation sont directement accessibles – pour chacune d’entres elles, une liste des participants générée automatiquement en fonction des signatures – la possibilité de rajouter des apprenants en fonction des dernières demandes – contrôler l’émargement en quelques clics – accéder à la synthèse des informations lorsque la formation est terminée etc.

Les avantages sont fixés : maintenant, place aux propositions 

Les meilleurs logiciels de feuilles de présence numériques pour formateur

Un peu de patience, nous sommes actuellement en train de synthétiser les dernières informations … Stay tuned ! 

Les différentes signatures pour votre feuille d’émargement numérique

Pour que vous ne soyez pas surpris lors de vos premières signatures à distance, nous avons décidé de conclure sur une petite synthèse des procédés utilisés :

  • Le QR code : cette solution sécurisée permet à chaque stagiaire de signer la feuille de présence numérique directement depuis la caméra de son téléphone. le QR code offre ainsi la possibilité de sécuriser le procédé, et donc d’éviter les fraudes.
  • L’email de signature : Ce procédé va vous permettre d’envoyer à vos apprenants un mail dans lequel se trouve un lien. C’est ce lien qui fera office de signature numérique. Contrairement au QR code, l’email de signature ne nécessite aucune inscription. 
  • Le code PIN : Solution très répandue, à la fois en présentiel ou à distance, ce mode d’émargement se base sur le simple envoi d’une page web aux apprenants. Ces derniers auront reçu en amont un code à 8 chiffres via le formateur. Il ne leur restera plus qu’à rentrer ce code pour signer numériquement. 

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